TRENZ : Mitarbeiterplanung / Monatsplanung

Allgemeines

Um einen Überblick über die aktuellen & geplanten Tätigkeiten, die Auslastung und die freien Kapazitäten der Mitarbeiter der TRENZ AG zu erhalten, wurde ein Tool zur Mitarbeiterplanung erstellt. Hier sollen für jeden Monat die geplanten Zeiten pro Mitarbeiter und Projekt eingetragen werden, zukünftig wird es ausserdem eine Auswertung der geplanten & der tatsächlich erfolgten Tätigkeiten geben (Soll-Ist-Vergleich), um Abweichungen zu erkennen und diese Erkenntnisse in zukünftige Planungen einfließen zu lassen.

So wollen wir (für jeden einzelnen) transparenter machen, woran die Mitarbeiter der TRENZ AG derzeit arbeiten; das Tool soll ausserdem dabei helfen, einen besseren Überblick über die eigenen Tätigkeiten zu behalten.

Planungstool:

Ihr findet das Mitarbeiterplanungs-Tool unter folgender URL:

http://gt.trenz.ag/mitarbeiterplanung/

(Dokumentation s.u.)

Ansprechpartner / Projektkoordination:

Sören Kuklau / Nicole Weseloh

Organisatorischer Ablauf

Jede/r Mitarbeiter/in:

trägt bis zum vorletzten Donnerstag eines Monats die Projekte ein, für die er/sie im nächsten Monat voraussichtlich tätig sein wird, sowie den jeweiligen zeitlichen Umfang. Auch regelmäßig wiederkehrende Supportaufwände, Abwesenheiten etc. sind einzutragen!
trägt ebenso die Projekte für die Folgemonate ein, soweit vorhersehbar (ggfs. mit Platzhalter von "0 Tagen"). Wir möchten einen Planungshorizont von ca. 3 Monaten erreichen, um Engpässe / freie Kapazitäten frühzeitig zu erkennen.
klärt selbständig mit den jeweiligen Projektleitern, welche Aufwände voraussichtlich anfallen werden, sofern dieses nicht bekannt ist.
meldet sich bei Unklarheiten, Abweichungen von der Planung, Über- oder Unterlastung selbständig bei den Projektkoordinatoren.
sendet schließlich eine Mail mit Betreff "Monatsplanung erledigt" an Sören & Nicole, sobald die Zeiten für den Folgemonat eingetragen sind, ggfs. mit kurzen Notizen / Erläuterungen!

Jede/r Projektleiter/in:

kontrolliert bis zum 20. eines Monats für alle Projektbeteiligten, ob die geplanten Zeiten korrekt & vollständig sind, korrigiert & ergänzt diese bei Bedarf

Die Projektkoordinatoren:

prüfen die geplanten Zeiten, klären Konflikte und koordinieren die Vergabe von Projekten / Tätigkeiten (in regelmäßiger Absprache mit dem Vorstand)

Dokumentation: TRENZ Mitarbeiterplanungs - Tool

Anmeldung

http://gt.trenz.ag/mitarbeiterplanung/

Die Anmeldung läuft über eure easyLogic-Zugangsdaten.

Projekte & Farbzuordnung

Jedem Mitarbeiter werden "Planungseinträge" zugewiesen, die pro Projekt die Personentage ausweisen, die von diesem Mitarbeiter für diesen betreffenden Monat geplant sind (aufgeteilt in fakturierbare und insgesamt geplante PT).

Farbe	verwendet für:	Fakturierbare Zeiten eintragen?
ROT	Kundenprojekte (fakturierbar / nach Aufwand / Festpreis / Gewährleistung)	ja (ggfs. mit 0 PT)
ORANGE	Forschungsprojekte / geförderte Projekte	nein
GELB	Produktentwicklung (intern)	nein
GRÜN	interne Tätigkeiten (Technik, Verwaltung, Aus- u. Weiterbildung, ...)	nein
BLAU	Abwesenheit (Urlaub, Berufsschule, Teilzeit, ...)	nein

Overhead

Darüber hinaus gibt es immer einen Platzhalter "Overhead". Dieser lässt sich nicht löschen und auch nicht reduzieren. Der Overhead beträgt 20% der Werktage des Monats abzüglich eurer geplanten Abwesenheits-Einträge (d.h. der blauen Einträge).

Private Ansicht: geplante Zeiten

In der privaten Ansicht erhält jede/r Mitarbeiter/in eine kompakte Ansicht über die eigenen Planungseinträge:

1: Geplante Zeiten pro Projekt :

PT fakturierbar / PT gesamt

2: Summe der geplanten Zeiten pro Monat für diesen Mitarbeiter:

PT fakturierbar / PT gesamt

3: Summe der geplanten Zeiten pro Monat für alle Mitarbeiter insgesamt:

PT fakturierbar / PT Gesamt

4: max. mögliche Anzahl an planbaren Tagen pro Monat:

80% der Werktage / Monat * Anzahl der Mitarbeiter = planbare Tage

Administrative Ansicht: Übersicht alle Mitarbeiter

Hier können die Planungseinträge für alle Mitarbeiter gesichtet und bearbeitet werden.

1 - Umschalten zwischen privater Ansicht (nur eigene Planung) u.

Administrator-Ansicht (Planung für alle Mitarbeiter)

Einträge hinzufügen und bearbeiten

Neue Einträge hinzufügen:

Rechtsklick auf Monatsfeld

Einträge bearbeiten / löschen:

Rechtsklick auf bestehende Einträge

Einträge verschieben:

drag & drop auf bestehende Einträge

Einträge kopieren:

STRG + drag & drop auf bestehende Einträge

1 - geplante PT (fakturierbar)

2 - geplante PT (gesamt)

3 - derzeit nicht implementiert

4 - zu planendes Projekt

5 - Projektfarben