Was muss beim Telefonat beachtet werden?

1. Beim Abnehmen des Hörers meldet man sich mit der Firma (TRENZ GmbH), dem eigenen Namen und einer Begrüßung.
2. Als Nächstes sollte man herausfinden, was der Kunde genau möchte und sich dies notieren oder merken.
3. Wenn der Anruf weitergeleitet werden soll, sollte man immer die Firma und den Namen des Gesprächspartners ermitteln.
4. Es ist sehr wichtig zu Kunden immer höflich und nett zu bleiben, weil die Kunden zugleich das Kapital der Firma sind.

Rückrufe notieren

Der gewünschte TRENZ-Mitarbeiter ist nicht erreichbar. Man kann dem Kunden nun anbieten einen Rückruf zu notieren, welcher den Kollegen auffordert den Kunden anzurufen.

Via E-Mail

Der Betreff der E-Mail sollte eine bestimme Struktur haben: (Rückruf: 'Name des Kunden' / 'Nummer des Kunden' / 'Firma des Kunden'). In die E-Mail selbst kann man nun schreiben, was genau der Kunde wollte, falls man das Thema weiß. Wenn das Thema nicht bekannt ist, kann die E-Mail leer bleiben.

Via easyLogic Bericht

Zuerst sucht man sich aus der Kontaktliste in easyLogicGT den Kontakt raus, der angerufen werden soll. In der Liste kann man nun mit einem Rechtsklick auf den Kontakt, unter dem Menüpunkt 'Bericht', die Funktion 'Rückruf senden' auswählen. Es öffnet sich ein Fenster, wo man einfach auf 'Starten' drückt. Es öffnet sich ein neues Fenster, wo man die E-Mail Adresse des Kollegen eingibt, der den Kunden anrufen soll. In der nächsten Schaltfläche können sie, falls bekannt einen Grund für den Rückruf angeben. Man wählt nun zwischen einem normalen Rückruf und einem mobilen Rückruf. Es wird automatisch eine E-Mail an den Kollegen gesendet, welche Ihn zum Rückruf auffordert.

Via easyLogic Journal

Manche TRENZ-Mitarbeiter wollen Ihre Rückrufe als Journaleinträge notiert haben. Dazu geht öffnet man den Kontakt Kunden, der angerufen werden will. Dort wählt man den Reiter 'Journal' und legt einen neuen Eintrag in der Liste an. Dort stellt man ein um was es sich handelt (in diesem Fall voreingestellt Rückruf) und gibt eine Kurzbeschreibung warum der Rückruf getätigt werden soll. Unten rechts im Container kann man einstellen in welche Anrufliste der Eintrag übernommen werden soll, sodass sich der gewünschte Kollege bei dem Kunden melden kann.